Digitalizacija sama od sebe ne rešuje ničesar
Digitalizacija sama od sebe ne rešuje ničesar, je le podporno orodje in mora biti podprta z optimizanim procesom in ažurnim zajemom podatkov, predvsem pa mora slediti vašemu poslovnemu modelu.
- proces: skupek aktivnosti, ki se ne podvajajo in zajemajo predpisane naloge ter nalogam dodeljene odgovorne in kompetentne izvajalce (zaposlene); izhod iz ene aktivnosti je vhod v drugo aktivnost;
Primer slabe prakse: pogosto ročno prepisovanje gmote podatkov iz ene aplikacije v drugo; - ažurni zajem podatkov: pravočasen (t.j. ob predpisani frekvenci/dogodku), strokoven, lahko tudi pol-/avtomatiziran vnos podatkov v enoličnih tokovih ter v vnaprej predpisanih oblikah.
Stopnja priporočene digitalizacije
Stopnja priporočene digitalizacije v delovnem procesu ni stvar mode, ampak vaših potreb na osnovi obsega in kompleksnosti vaše organizacije (število različnih nalog v procesu dela, število različnih tipov izdelkov ali storitev/lokacij/delovnih mest/čred/nasadov/ ipd.). Grobi primeri koristne uporabe digitalizacije glede na obseg poslovanja:
- Mikro obseg predstavlja osnovne evidence (Excel za preglednice, vrtilne tabele, pred-/ob-/ računi ali spletni najem posameznih mini-modulov do 15 €/mes.), E-banka, E-mail, spletne brezplačne rešitve za komunikacijo, morda kakšna mini “pristajalna spletna stran” (angl. landing page) za hitrejše zbiranje interesov;
- Mali obseg lahko pokrijemo z mini ERP paketi za obdelavo poslovanja (izdanih/prejetih računov, potnih stroškov, dobavnic, skladišča, davčne blagajne; spletno dostopni od cca. 30 €/mes), nujno anti-virusno zaščito; ponudbo predstavimo na enostavni spletni strani;
- Srednji obseg je težko obvladljiv brez ERP paketa, namenjenega vodenju ene organizacije, s prednastavljenimi konti in možnostjo zunanje supervizije ter uvoza in izvoza e-dokumentov; nujna anti-virusna politika; običajno se taka dejavnost predstavi z bolj dodelano in grafično reprezentativno spletno stranjo ali e-trgovino – ko gre za izdelke;
- Veliki obseg že zahteva lastne ali oblačno zakupljene strežnike, integrirane aplikacije ali področne module za obdelavo poslovanja – pogosto specifične – razvite na zahtevo, večuporabniške licence zakupljenih orodij, dig. projektna podpora, orodja za interno komunikacijo, avtomatski (senzorski) zajemi podatkov, orodja s strojnim učenjem, roboti, IoT upravljanje, umetna inteligenca (AI), zahtevna poročila za odločanje (BI), avtomatski nadzor proizvodnje, energetski management, ipd.; ekipa, ki skrbi za digitalno varnostno politiko;
Kako se meri uspešnost vpeljane digitalizacije?
Uspešnost vpeljane digitalizacije merimo na primer
- s porabo časa za dol. aktivnost/proces/celo dejavnost (Ali je po uvedbi znatno krajši? Kako je pri konkurenci?)
- s pridobitvijo novih informacij ali poslovnih poročil, ki pred uvedbo niso bile možne, omogočajo pa bolj kakovostno odločanje v upravljanju
- z omogočanjem novih storitev z dodano vrednostjo (internih, podpornih ali za končne stranke), ki pred uvedbo niso bile možne.
Kako se digitalizacije poslovanja lotimo?
- Opredelimo strateške kazalnike in temu podrejene projektne cilje – kaj želimo doseči v konkurenčnem okolju
- Analiza trenutnih poslovnih procesov in razkoraka do projektnih ciljev – kaj nam manjka, kaj moramo izboljšati
- Definicija poslovnih zahtev ter njihova prioritizacija (upoštevamo deležnike) – kakšne funkcije bomo podprli in stopnja njihove nujnosti
- Razvojna ekipa izdela predlog rešitve in upošteva zahtevani standard (prijazne?) uporabe – kako podpreti želene funkcije v danih projektnih okvirih
- Sledijo: uskladitev rešitve, design in razvoj ter testiranje.
Digitalizacija opravil, ki jih zavezanec dela le redko
Digitalizacija tistih opravil, ki jih en zavezanec dela le redko (npr. 1 x letno), je zanj lahko veliko birokratsko breme (pretirana poraba časa glede na ročno alternativo), zlasti če je ponudnik dig. aplikacije slednjo izdelal predvsem zase, manj pa z mislijo na potrebe končnih uporabnikov (tipičen pojav pri državnih ponudnikih).
Če nam pa res privarčuje večji obseg časa (in živcev), je včasih smiselna uporaba zunanjih specializiranih servisov, sicer pa enkratna manjša investicija v rešitev z enostavnim orodjem, zlasti če vemo, da bomo to počeli večkrat v prihodnosti. Če take postopke izvajamo sami, prevzemamo tudi odgovornost sledenja trenutni zakonodaji in podzakonskim aktom.
Povezane objave: