Včasih je za razumevanje neprijetne situacije potrebnih le nekaj informacij ali zavedanja okoliščin. Kot na primer …
Koliko energije se vloži v dober življenjepis (in uvodno pismo)
Priprava dobrega uvodnega pisma in dobro preglednega CV-ja terja veliko več kot samo prepis podatkov iz kronološkega življenjepisa v neko obliko. Gre za premišljeno predstavitev samega sebe v luči potreb delodajalca, zato se časovna poraba razlikuje glede na to, kako izkušen je kandidat in kako zahtevna je pozicija.
- Analiza razpisa in podjetja (30–60 minut)
Prvi korak je podrobna analiza razpisanega delovnega mesta, kjer kandidat pregleda, katere naloge, zahteve in kompetence so ključne. Poleg tega je pomembno, da se seznani s podjetjem – njegovimi vrednotami, kulturo, področjem dela in projekti. Na tej podlagi ugotovi, katere svoje izkušnje in znanja mora v prijavi najbolj poudariti. - Priprava ali prilagoditev CV-ja (1–2 uri)
Sledi priprava oziroma prilagoditev življenjepisa. To pomeni izbiro najbolj relevantnih izkušenj in znanj, namesto da bi kandidat navajal vse po vrsti. Vsebina se prilagodi razpisu tako, da se poudarijo ključne točke, medtem ko se vrstni red in struktura uredita glede na pričakovanja delodajalca. Pomemben je tudi profesionalen vizualni izgled, ki bo bralcu zagotovil preglednost in berljivost, hkrati pa je dobro vključiti tudi ključne besede iz oglasa. To je namreč uporabno pri avtomatiziranih sistemih za obdelavo prijav. - Pisanje uvodnega pisma (1–2 uri)
Uvodno pismo mora imeti jasno zgodbo: zakaj se kandidat prijavlja, zakaj ga zanima prav ta pozicija in kaj lahko doprinese podjetju. Poudarek je na povezavi med preteklimi izkušnjami in zahtevami razpisa. Pri tem je bistveno, da je ton profesionalen, a hkrati oseben in motiviran. Pismo mora biti kratko, jedrnato in brez ponavljanja vsebine iz življenjepisa, saj služi kot dopolnitev, ne kot povzetek CV-ja. - Pregled in dodelava (30–60 minut)
Ko sta življenjepis in uvodno pismo pripravljena, sledi natančen pregled. Kandidat preveri jezikovno pravilnost, slogovno ustreznost in celotno berljivost besedila. Če je možno, pridobi še mnenje tretje osebe, ki lahko poda objektivno povratno informacijo. Na koncu dokumente dokončno oblikuje v ustrezno obliko, običajno v formatu PDF, pri čemer poskrbi za urejen naslov in podpis.
Skupno lahko torej priprava res dobrega uvodnega pisma in CV-ja traja od 3-5 ur za posamezen razpis. Če ima kandidat že pripravljene osnovne predloge, je čas nekoliko krajši – približno uro do dve za prilagoditev. V primeru, da se teh dokumentov loteva prvič ali pa želi pripraviti posebej izstopajočo prijavo, lahko v postopek vloži tudi cel dan.
Ko odgovora potem ni in ni
Kakšen vtis pusti ignoranca neizbranih kandidatov? Ko podjetje na prošnjo za delo ne odgovori ali pa traja več mesecev, da kandidat sploh dobi kakšno povratno informacijo, je vtis skoraj vedno negativen. Glede na svoj vloženi čas, energijo in upanje v prijavo, si kandidati pogosto mislijo, da so podcenjeni, podjetje pa tega niti ne prizna. Prvi odziv je občutek negotovosti – ali je bila prijava sploh obravnavana, ali so morda že izbrali drugega, pa tega nočejo povedati, ali pa je šlo zgolj za slabo organizacijo. S tem se krepi vtis, da podjetje ne spoštuje kandidatovega časa in njegovega truda, ignoranca neizbranih kandidatov pa odmeva še dolgo.
Dolgotrajno čakanje, ki lahko traja mesece, je pri teh stvareh še posebej problematično. Takrat kandidati ne izgubijo le zaupanja, temveč tudi voljo do sodelovanja v prihodnje. Mnogi se odločijo, da se v tako podjetje ne bodo več prijavljali, svoje izkušnje pa delijo z drugimi. Tako se nezadovoljstvo posameznikov hitro spremeni v madež na ugledu podjetja kot delodajalca, še zlasti danes, ko imamo na voljo številne spletne platforme in družbena omrežja, tam pa ljudje brez zadržkov delijo svoje izkušnje. V dobi, ko 2-vrstična povratna informacija na e-naslov ali GSM pomeni veliko, ima ignoriranje kandidatov hitro dolgoročne posledice pri iskanju novih sodelavcev.
Podjetja, ki kandidate zavrnejo vljudno
Na drugi strani pa so podjetja, ki se potrudijo odgovoriti. Tudi ko gre za zavrnitev, naredijo povsem drugačen vtis. Osnovno raven profesionalnosti in spoštovanja do človeka, ki se je prijavil pokaže že kratek in vljuden odgovor. Če pa zavrnitev vsebuje še navedbo tipičnega vzroka zavrnitve – na primer, da je kandidat imel premalo delovnih izkušenj, da je bilo prijav izjemno veliko in so morali izbrati le tiste z določenim naborom znanj, ali da trenutno iščejo drugačen profil – je vtis lahko še boljši. Takšna iskrenost pokaže, da podjetje postopek jemlje resno in da zna komunicirati transparentno. Kandidat morda res ostane razočaran, ker ni bil izbran, a hkrati občuti spoštovanje, saj razloge razume, dobi pa predvsem občutek, da se z njim niso poigravali.
Podjetje s tem pokaže, da zna voditi selekcijske postopke na kulturen način in krepi svoj ugled na trgu dela. Kandidati, ki so prejeli jasen, spoštljiv odgovor, se bodo tudi v prihodnje z veseljem ponovno prijavili in podjetje priporočili drugim. Transparentna zavrnitev je torej majhna gesta, ki ima velik dolgoročen učinek: iz nezadovoljnih in razočaranih kandidatov lahko ustvari celo bodoče zagovornike znamke delodajalca.